ÉXITO TOTAL: FASES A TENER EN CUENTA PARA ORGANIZAR UN EVENTO PERFECTO

Cuando las agencias y departamentos de comunicación nos enfrentamos a la elaboración de un Plan Estratégico tenemos una amplia variedad de herramientas a nuestro alcance para conseguir  nuestros objetivos. Una de las más creativas y eficaces es la organización de eventos.  Si explotamos al máximo el potencial de este tipo de acciones, podemos transmitir los mensajes clave a nuestra audiencia de manera directa mientras logramos otros objetivos como diferenciación, notoriedad o credibilidad. La clave está en sorprender y emocionar, haciendo partícipes a nuestros invitados de una experiencia única.

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Para optimizar los resultados y que nuestro evento sea todo un éxito, no debemos obviar ningún aspecto o variable de su organización. Como punto de partida definiremos tres cuestiones que marcarán el avance de la gestión: qué esperamos conseguir con nuestro evento, a quién deseamos dirigirnos y qué queremos transmitir.

Una vez tengamos claros estos tres puntos, llegará el momento de pasar a la acción. En Poweraxle, cuando nos enfrentamos a la organización de un evento desarrollamos tres fases distintas: la preparación, la ejecución y el seguimiento.

La fase de preparación exige una coordinación exquisita y una atención pormenorizada en la que atenderemos a factores como:

  • La idea creativa y el lema. Como un paraguas creado a base de creatividad y originalidad, debe funcionar como transmisor del mensaje y servir como temática para nuestras invitaciones, menús, decoración, regalos…
  • El lugar. A la hora de elegir el escenario perfecto para nuestra convocatoria entran en juego diversos factores. La adecuación a nuestras necesidades, que tenga carácter y estilo propio y la originalidad son elementos fundamentales, así como su ubicación y las posibilidades de acceso, traslado y conexiones.
  • Los aspectos lúdicos. Lo principal en este punto es la coherencia. Debemos analizar en profundidad la idoneidad de cada una de nuestras ideas y propuestas. El carácter y el tipo de evento definirán qué actividades llevaremos a cabo y cuál será la organización del tiempo de trabajo y del tiempo de ocio.
  • Las conferencias y sus ponentes. Son la razón de ser de la convocatoria y por tanto han de ser analizados cuidadosamente. Coordinar contenidos, evitar redundancias, transmitir los mensajes clave, cuidar la forma o calcular los tiempos son solo algunos elementos a tener en cuenta en la fase de preparación de la ponencia.
  • Definir al milímetro la agenda del acto, incluyendo pequeñas “ventanas de tiempo” para demoras o imprevistos.
  • La selección de proveedores. Mostrando especial atención a todos los elementos técnicos ya que el mínimo fallo podría desmerecer el resultado de meses de trabajo.
  • Las invitaciones. Generar expectativas en relación a nuestro evento es siempre una buena alternativa y crear un teaser en línea con la idea creativa del evento es una forma original de conseguirlo.
  • El protocolo. No hay que olvidar que la presencia de autoridades en el evento influirá en todo el resto de factores de la organización.

Con la fase de ejecución llega el momento de poner en marcha todo el engranaje que se ha ido creando durante meses. Para que todo salga exactamente como se ha previsto, la coordinación, tanto entre los miembros de la agencia, como entre la agencia y el cliente y la agencia y los proveedores; es fundamental. La capacidad de respuesta, la flexibilidad y la agilidad, así como estar preparados para poder responder ante cualquier imprevisto con un plan alternativo, nos permite tener margen de maniobra para hacer frente a cualquier tipo de problema.

Una vez pasado el evento, llega el momento de medir resultados mediante el seguimiento. Cada acción tiene su repercusión, tanto a corto como a medio y largo plazo. El impacto en las audiencias, la mejora de la imagen de la marca o el producto y el incremento de las ventas son algunos de los resultados positivos que estas iniciativas pueden aportar a una marca.


Eventos con éxito, misión posible

Publicado el 27.07.15 en Eventos

Eventos con éxito, misión imposible

Dice la Ley de Murphy que todo lo que puede salir mal saldrá mal. En un evento esta pesimista ley hay que tenerla muy en cuenta. Planificar cada detalle, tener un plan B de contingencia y ser exquisito en la coordinación de todo el equipo es fundamental para conseguir el éxito final.

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Es cierto que cada evento es único y que no existen dos actos iguales ni en cuanto a filosofía del mismo, objetivos o mecánica. Pero sí podemos decir que existen unas pautas generales que conviene tener en cuenta y que nos ayudarán a lograr que nuestras ideas tomen forma convirtiéndose en un evento bien planificado, desarrollado y que consiga los objetivos pretendidos por parte del cliente.

Un aspecto fundamental que conviene tener claro desde el principio es el público objetivo al que vamos a dirigirnos, ya que no se convoca del mismo modo a prensa generalista, a medios especializados, a público en general o a miembros de una compañía en un acto empresarial. Cada sector tiene su lenguaje y sus características propias que conviene conocer y a las que deberemos adecuarnos en todo momento si queremos acertar.

También es importante definir la idea creativa, temática o leit motiv que va a seguir cada una de las líneas del evento, ya que deberá crearse una atmósfera o sintonía homogénea entre todos los elementos que conformen el acto. Esta filosofía debe actuar como paraguas y estar presente tanto en la invitación, en el espacio elegido, en la música seleccionada, en la puesta en escena y, por supuesto, en el contenido de los mensajes.

Otra de las claves del éxito de un evento nos la dará la correcta selección de proveedores que vamos a necesitar en las acciones que queremos realizar: diseño de invitación y materiales de decoración, merchandising, catering, equipo técnico y audiovisual, emplazamiento, etc. De cara a minimizar riesgos conviene pedir pruebas de trabajos previos así como mantener reuniones frecuentes y una comunicación fluida entre agencia y proveedores en el que se detallen tiempos de entrega y se definan las expectativas de trabajo. Cuanto más completo sea el briefing y más involucrados estén todos los proveedores, mejores resultados obtendremos.

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Por último no conviene dejar de lado el uso de las nuevas tecnologías tanto en la fase pre-evento, en la que podemos optar por convocar vía app diseñada al efecto, además de promocionar y dar difusión al acto vía redes sociales generando expectación. También podemos hacer uso de ellas el día del evento viralizando contenidos vía streaming en plataformas como Twitter. Por último, podremos obtener un feedback de los asistentes al evento gracias al envío de encuestas a sus smartphone o tabletas con lo que conseguiremos información sobre opiniones que nos orientarán de cara a futuras acciones.


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