ÉXITO TOTAL: FASES A TENER EN CUENTA PARA ORGANIZAR UN EVENTO PERFECTO

Cuando las agencias y departamentos de comunicación nos enfrentamos a la elaboración de un Plan Estratégico tenemos una amplia variedad de herramientas a nuestro alcance para conseguir  nuestros objetivos. Una de las más creativas y eficaces es la organización de eventos.  Si explotamos al máximo el potencial de este tipo de acciones, podemos transmitir los mensajes clave a nuestra audiencia de manera directa mientras logramos otros objetivos como diferenciación, notoriedad o credibilidad. La clave está en sorprender y emocionar, haciendo partícipes a nuestros invitados de una experiencia única.

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Para optimizar los resultados y que nuestro evento sea todo un éxito, no debemos obviar ningún aspecto o variable de su organización. Como punto de partida definiremos tres cuestiones que marcarán el avance de la gestión: qué esperamos conseguir con nuestro evento, a quién deseamos dirigirnos y qué queremos transmitir.

Una vez tengamos claros estos tres puntos, llegará el momento de pasar a la acción. En Poweraxle, cuando nos enfrentamos a la organización de un evento desarrollamos tres fases distintas: la preparación, la ejecución y el seguimiento.

La fase de preparación exige una coordinación exquisita y una atención pormenorizada en la que atenderemos a factores como:

  • La idea creativa y el lema. Como un paraguas creado a base de creatividad y originalidad, debe funcionar como transmisor del mensaje y servir como temática para nuestras invitaciones, menús, decoración, regalos…
  • El lugar. A la hora de elegir el escenario perfecto para nuestra convocatoria entran en juego diversos factores. La adecuación a nuestras necesidades, que tenga carácter y estilo propio y la originalidad son elementos fundamentales, así como su ubicación y las posibilidades de acceso, traslado y conexiones.
  • Los aspectos lúdicos. Lo principal en este punto es la coherencia. Debemos analizar en profundidad la idoneidad de cada una de nuestras ideas y propuestas. El carácter y el tipo de evento definirán qué actividades llevaremos a cabo y cuál será la organización del tiempo de trabajo y del tiempo de ocio.
  • Las conferencias y sus ponentes. Son la razón de ser de la convocatoria y por tanto han de ser analizados cuidadosamente. Coordinar contenidos, evitar redundancias, transmitir los mensajes clave, cuidar la forma o calcular los tiempos son solo algunos elementos a tener en cuenta en la fase de preparación de la ponencia.
  • Definir al milímetro la agenda del acto, incluyendo pequeñas “ventanas de tiempo” para demoras o imprevistos.
  • La selección de proveedores. Mostrando especial atención a todos los elementos técnicos ya que el mínimo fallo podría desmerecer el resultado de meses de trabajo.
  • Las invitaciones. Generar expectativas en relación a nuestro evento es siempre una buena alternativa y crear un teaser en línea con la idea creativa del evento es una forma original de conseguirlo.
  • El protocolo. No hay que olvidar que la presencia de autoridades en el evento influirá en todo el resto de factores de la organización.

Con la fase de ejecución llega el momento de poner en marcha todo el engranaje que se ha ido creando durante meses. Para que todo salga exactamente como se ha previsto, la coordinación, tanto entre los miembros de la agencia, como entre la agencia y el cliente y la agencia y los proveedores; es fundamental. La capacidad de respuesta, la flexibilidad y la agilidad, así como estar preparados para poder responder ante cualquier imprevisto con un plan alternativo, nos permite tener margen de maniobra para hacer frente a cualquier tipo de problema.

Una vez pasado el evento, llega el momento de medir resultados mediante el seguimiento. Cada acción tiene su repercusión, tanto a corto como a medio y largo plazo. El impacto en las audiencias, la mejora de la imagen de la marca o el producto y el incremento de las ventas son algunos de los resultados positivos que estas iniciativas pueden aportar a una marca.


¿POR QUÉ ES ESENCIAL LA MEDICIÓN EN COMUNICACIÓN?

Publicado el 10.11.16 en Agencia, Comunicación, Empresa, Relaciones Públicas

Para alcanzar el éxito, cualquier compañía u organización debe manejar y tener en cuenta determinados parámetros clave que ayudarán a establecer objetivos, planificar, controlar resultados y tomar nuevas decisiones. Para poder gestionar, y por tanto optimizar, es clave medir los resultados del trabajo que se está haciendo.

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Cuando, como en el caso de las Relaciones Públicas y la Comunicación, trabajamos con intangibles esta medición de resultados se convierte en un elemento fundamental a la hora de demostrar el valor añadido que se está aportando con nuestra labor a las compañías.

Pero, ¿cómo se miden resultados cuando se trabaja con atributos como notoriedad, reputación, confianza o credibilidad? Es evidente que si estamos trabajando para crear o mantener una imagen favorable de la compañía, hay que ir más allá de los meros datos cuantitativos, porque cantidad no es necesariamente sinónimo de calidad. Factores cualitativos como la presencia de los mensajes clave de la marca en la publicación, la viralidad o la credibilidad del medio son elementos esenciales a la hora de analizar los resultados.

Para medir el éxito y la eficacia de las campañas de comunicación, es primordial establecer desde el principio con el cliente los objetivos que se pretenden alcanzar a través de las Relaciones Públicas. En base a estos objetivos, determinaremos con el cliente qué KPIs vamos a tener en cuenta a la hora de medir los resultados. Cada marca y cada acción, tendrán sus propios objetivos y, consecuentemente, deberán disponer de unos KPIs que se adecúen a ellos.

Para comprobar el impacto real de un plan de acción, lo ideal sería conocer el punto de partida en el que estaba la marca antes de comenzar la campaña. De esta manera podemos hacer un exhaustivo análisis comparativo que nos permitirá saber exactamente cuáles han sido los resultados conseguidos y qué ha funcionado de forma más eficaz, lo que nos proporcionará una base sólida sobre la que tomar decisiones.

En definitiva, la medición de resultados en comunicación es fundamental para todos los actores del proceso. Para las agencias porque es nuestra mejor herramienta para demostrar la importancia y el valor de nuestro trabajo, y para las compañías porque el gasto en medición e investigación es en realidad una inversión de futuro que les permitirá crecer, reforzar sus puntos fuertes, alcanzar sus objetivos y optimizar sus inversiones en comunicación.


¿QUÉ APTITUDES NECESITA UN EJECUTIVO DE CUENTAS?

Para trabajar en una agencia de comunicación es necesario adquirir una serie de conocimientos previos que harán que el ejecutivo de cuentas sepa desenvolverse con soltura y asumir las tareas que se realizan en el día a día. Y es que en muchas ocasiones no basta con cumplir las habilidades que apuntamos en el anterior post. Aquí mencionamos algunas aptitudes, que no todas, recomendables para cualquier ejecutivo de cuentas.

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  • Formación en ciencias de la comunicación y el marketing: Aunque no resulta estrictamente necesario, este tipo de formación es la más adecuada para aquellos a los que les apasiona la comunicación ya que tras los años de estudio, se adquiere la técnica necesaria que permite escribir sabiendo destacar lo que realmente interesa.
  • Do you speak english? Y es que el dominio del inglés, además de otros idiomas, resulta esencial para casi cualquier trabajo que tenga que ver con este campo. Comunicación con clientes internacionales, adaptaciones de informaciones y redacción de informes en la lengua más internacional, es tarea diaria.
  • Dominio de herramientas de diseño: Adobe Photoshop, Premiere, Illustrator o QuarkXpress son sólo algunas de las herramientas que se usan a diario y que permiten la creación de contenidos. Otras como Canva o Picktochart ayudarán a añadir atractivo a cualquier nota de prensa o información procedente de la agencia.
  • Entorno social y manejo de redes sociales: Tanto los gestores de blogs, por ejemplo WordPress, como redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter o YouTube requieren de un conocimiento que el que va más allá que el que se adquiere como meros usuarios. Esta faceta más digital requiere de conocimientos como técnicas de escritura específica, el protocolo para creación de campañas de comunicación y adds, la viralización de contenidos o la gestión de plataformas como Hootsuite, son campos en los que la formación debe ser constante.
  • Conocimiento de la actualidad: Ya que así cualquier persona es capaz de comprender qué es lo que está pasando a su alrededor y, en el caso de la labor de comunicación, permite ajustar los tiempos de las estrategias de comunicación, salvando posibles obstáculos y maximizando los resultados.

¿Qué aptitudes añadiríais a esta lista?


AGENCIAS & MONITORING

¿Qué necesitamos de los servicios de escucha activa?

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Hoy en día la labor de las agencias de comunicación va de la mano de los servicios que prestan las agencias de monitorización de medios. Una relación simbiótica a través de la cual las primeras podemos obtener una recopilación completa y valorada de la presencia de nuestros clientes en los medios y en las redes sociales gracias a la labor de escucha activa que desempeñan las segundas.

Pero, ¿qué es lo que necesitamos de las agencias de monitoring? La clave de la creciente necesidad de contar con servicios de monitorización reside en un filtrado efectivo. Internet, el fenómeno blogger y la explosión de las redes sociales han multiplicado exponencialmente la presencia de marcas y empresas en todo tipo de medios y plataformas por lo que una escucha activa que filtre las noticias con certidumbre es absolutamente necesaria. De nada sirve que las agencias de monitoring envíen una ingente cantidad de información sin una criba previa que no se ajuste a los criterios establecidos dado que será necesario por parte de las agencias invertir una gran cantidad de tiempo en eliminar lo que no interesa.

Además la inmediatez es cada vez más importante ya que las agencias de comunicación necesitamos saber prácticamente al momento dónde y cómo aparecen nuestros clientes. Esta rapidez nos permite, a su vez, crear estrategias en redes sociales que permitan redifundir estos contenidos en los perfiles de cada marca para magnificar el alcance de las noticias y tener de la capacidad de reaccionar ante una situación negativa o de crisis.

Por otro lado, para una correcta valoración es necesario establecer unos criterios comunes con el servicio de monitorización. Para la estimación económica que corresponde a cada clipping hay que tener en cuenta factores como las audiencias del medio, las tarifas publicitarias, el target al que se dirige, el tono de la publicación y la reputación del medio y el periodista que firma, entre otros. Un compendio de elementos mediante los cuales las agencias de monitorización atribuyen un valor a los mensajes.

Cada vez más, las agencias de comunicación necesitamos saber las audiencias y la conversación generada en torno a la figura del influencer, porque para crear estrategias ya no sólo sirve el número de seguidores en redes sociales que pueda acumular una determinada personalidad. Para asegurar el éxito de una acción de comunicación necesitamos que los servicios de monitorización se ocupen de seguir y catalogar a bloggers, youtubers, instagrammers… en función del engagement que crean, traduciéndolo en el número de reacciones y comentarios que generan con cada una de sus publicaciones, público al que se dirigen, la temática que tratan, el estilo y el tono que les caracteriza. Un servicio que ahorra tiempo a la hora de escoger a esa personalidad que queremos que hable de nuestra marca y que la recomiende a su público.

Finalmente el hecho de tener a nuestra disposición una plataforma online disponible las 24 horas del día y en la que encontrar todo lo comentado anteriormente, resulta una herramienta indispensable para que las agencias de comunicación desarrollemos nuestro trabajo diario con la rapidez y la calidad que nos exige.