ÉXITO TOTAL: FASES A TENER EN CUENTA PARA ORGANIZAR UN EVENTO PERFECTO

Cuando las agencias y departamentos de comunicación nos enfrentamos a la elaboración de un Plan Estratégico tenemos una amplia variedad de herramientas a nuestro alcance para conseguir  nuestros objetivos. Una de las más creativas y eficaces es la organización de eventos.  Si explotamos al máximo el potencial de este tipo de acciones, podemos transmitir los mensajes clave a nuestra audiencia de manera directa mientras logramos otros objetivos como diferenciación, notoriedad o credibilidad. La clave está en sorprender y emocionar, haciendo partícipes a nuestros invitados de una experiencia única.

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Para optimizar los resultados y que nuestro evento sea todo un éxito, no debemos obviar ningún aspecto o variable de su organización. Como punto de partida definiremos tres cuestiones que marcarán el avance de la gestión: qué esperamos conseguir con nuestro evento, a quién deseamos dirigirnos y qué queremos transmitir.

Una vez tengamos claros estos tres puntos, llegará el momento de pasar a la acción. En Poweraxle, cuando nos enfrentamos a la organización de un evento desarrollamos tres fases distintas: la preparación, la ejecución y el seguimiento.

La fase de preparación exige una coordinación exquisita y una atención pormenorizada en la que atenderemos a factores como:

  • La idea creativa y el lema. Como un paraguas creado a base de creatividad y originalidad, debe funcionar como transmisor del mensaje y servir como temática para nuestras invitaciones, menús, decoración, regalos…
  • El lugar. A la hora de elegir el escenario perfecto para nuestra convocatoria entran en juego diversos factores. La adecuación a nuestras necesidades, que tenga carácter y estilo propio y la originalidad son elementos fundamentales, así como su ubicación y las posibilidades de acceso, traslado y conexiones.
  • Los aspectos lúdicos. Lo principal en este punto es la coherencia. Debemos analizar en profundidad la idoneidad de cada una de nuestras ideas y propuestas. El carácter y el tipo de evento definirán qué actividades llevaremos a cabo y cuál será la organización del tiempo de trabajo y del tiempo de ocio.
  • Las conferencias y sus ponentes. Son la razón de ser de la convocatoria y por tanto han de ser analizados cuidadosamente. Coordinar contenidos, evitar redundancias, transmitir los mensajes clave, cuidar la forma o calcular los tiempos son solo algunos elementos a tener en cuenta en la fase de preparación de la ponencia.
  • Definir al milímetro la agenda del acto, incluyendo pequeñas “ventanas de tiempo” para demoras o imprevistos.
  • La selección de proveedores. Mostrando especial atención a todos los elementos técnicos ya que el mínimo fallo podría desmerecer el resultado de meses de trabajo.
  • Las invitaciones. Generar expectativas en relación a nuestro evento es siempre una buena alternativa y crear un teaser en línea con la idea creativa del evento es una forma original de conseguirlo.
  • El protocolo. No hay que olvidar que la presencia de autoridades en el evento influirá en todo el resto de factores de la organización.

Con la fase de ejecución llega el momento de poner en marcha todo el engranaje que se ha ido creando durante meses. Para que todo salga exactamente como se ha previsto, la coordinación, tanto entre los miembros de la agencia, como entre la agencia y el cliente y la agencia y los proveedores; es fundamental. La capacidad de respuesta, la flexibilidad y la agilidad, así como estar preparados para poder responder ante cualquier imprevisto con un plan alternativo, nos permite tener margen de maniobra para hacer frente a cualquier tipo de problema.

Una vez pasado el evento, llega el momento de medir resultados mediante el seguimiento. Cada acción tiene su repercusión, tanto a corto como a medio y largo plazo. El impacto en las audiencias, la mejora de la imagen de la marca o el producto y el incremento de las ventas son algunos de los resultados positivos que estas iniciativas pueden aportar a una marca.


Eventos con éxito, misión posible

Publicado el 27.07.15 en Eventos

Eventos con éxito, misión imposible

Dice la Ley de Murphy que todo lo que puede salir mal saldrá mal. En un evento esta pesimista ley hay que tenerla muy en cuenta. Planificar cada detalle, tener un plan B de contingencia y ser exquisito en la coordinación de todo el equipo es fundamental para conseguir el éxito final.

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Es cierto que cada evento es único y que no existen dos actos iguales ni en cuanto a filosofía del mismo, objetivos o mecánica. Pero sí podemos decir que existen unas pautas generales que conviene tener en cuenta y que nos ayudarán a lograr que nuestras ideas tomen forma convirtiéndose en un evento bien planificado, desarrollado y que consiga los objetivos pretendidos por parte del cliente.

Un aspecto fundamental que conviene tener claro desde el principio es el público objetivo al que vamos a dirigirnos, ya que no se convoca del mismo modo a prensa generalista, a medios especializados, a público en general o a miembros de una compañía en un acto empresarial. Cada sector tiene su lenguaje y sus características propias que conviene conocer y a las que deberemos adecuarnos en todo momento si queremos acertar.

También es importante definir la idea creativa, temática o leit motiv que va a seguir cada una de las líneas del evento, ya que deberá crearse una atmósfera o sintonía homogénea entre todos los elementos que conformen el acto. Esta filosofía debe actuar como paraguas y estar presente tanto en la invitación, en el espacio elegido, en la música seleccionada, en la puesta en escena y, por supuesto, en el contenido de los mensajes.

Otra de las claves del éxito de un evento nos la dará la correcta selección de proveedores que vamos a necesitar en las acciones que queremos realizar: diseño de invitación y materiales de decoración, merchandising, catering, equipo técnico y audiovisual, emplazamiento, etc. De cara a minimizar riesgos conviene pedir pruebas de trabajos previos así como mantener reuniones frecuentes y una comunicación fluida entre agencia y proveedores en el que se detallen tiempos de entrega y se definan las expectativas de trabajo. Cuanto más completo sea el briefing y más involucrados estén todos los proveedores, mejores resultados obtendremos.

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Por último no conviene dejar de lado el uso de las nuevas tecnologías tanto en la fase pre-evento, en la que podemos optar por convocar vía app diseñada al efecto, además de promocionar y dar difusión al acto vía redes sociales generando expectación. También podemos hacer uso de ellas el día del evento viralizando contenidos vía streaming en plataformas como Twitter. Por último, podremos obtener un feedback de los asistentes al evento gracias al envío de encuestas a sus smartphone o tabletas con lo que conseguiremos información sobre opiniones que nos orientarán de cara a futuras acciones.


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Los eventos: una herramienta de marketing por excelencia

Publicado el 02.12.14 en Comunicación, digital, Eventos

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Todos los eventos promocionales deberán formar parte de un estrategia de comunicación integrada donde tanto la parte offline como la parte online se den la mano.

 

Los eventos promocionales que se organizan para dar a conocer nuevos productos o para promocionar los ya existentes son el marco idóneo para  llegar a los consumidores, posicionarnos en la industria/sector y, en ocasiones,  llegar a un público profesional que se convertirá en un vehículo óptimo en la distribución y conocimiento de nuestras marcas.

Tenemos la opción de realizar eventos individuales donde la acción pura de  relaciones públicas, la presencia de los medios especializados y la personalización es la clave en el éxito del mismo. En otras ocasiones se apuesta por eventos sectoriales con los que se llega a un público más amplio. La repercusión en medios suele ser mayor por lo que hay que aprovechar al máximo este momento para apoyarlo con nuestras propias acciones logrando el efecto paraguas tan interesante en determinadas situaciones.

El cómo queramos estar presentes en un evento puede marcar la diferencia entre una acción de marketing experiencial positiva o una experiencia de marca básica y sin consistencia.

Llegados  a este punto es importante recalcar la importancia de complementar las acciones offline con las acciones online.  Las campañas integradas pueden lograr que cualquiera de estas acciones adquiera un nivel superior en cuanto a alcance y a retorno de la inversión. Seguir leyendo…


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Value for Money = Estrategias de Comunicación

Valores estrátegicos para nuestros clientes

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Valores estrátegicos para nuestros clientes

Valor y estrategias de comunicación que el cliente demanda de las agencias de comunicación y relaciones públicas

IPREX es  una organización internacional fundada en 1983 que agrupa a una consolidada red de agencias independientes de comunicación y relaciones públicas, cuyos socios cuentan con una infraestructura y el apoyo necesario en sus estrategias globales de comunicación.

Sus miembros se nutren de la experiencia individual y local de cada uno de los participantes, así como del expertise adquirido ejecutando estrategias globales y definiendo valores estratégicos para el cliente bajo el paraguas de dicha asociación.

Esta organización, que cuenta con más de 70 de las agencias de comunicación más exitosas del mundo, celebrará esta semana uno de sus encuentros anuales, en los que se identifican problemáticas comunes y posibles soluciones, se comparte información, se  detectan tendencias y se diseñan estrategias.

En definitiva, se hace una puesta en común a modo de foro de debate con el que la asociación se mantiene muy viva y, sobre todo, cohesionada profesional y personalmente gracias a la cercanía y el contacto constante de sus socios.

En esta ocasión, poweraxle y su directora general, Mayte Gonzalez-Gil, harán los honores como anfitriones en Madrid, organizando el evento que se denominará  “Value for Money”.

En estos tres días de intenso debate e intercambio de ideas, la temática girará en torno al cliente y sus necesidades. El objetivo será detectar y evaluar los parámetros  bajo los que el cliente decide si una agencia cumple o no los requisitos para decidir trabajar con ella.  ¿Cuáles son sus necesidades? ¿A qué factores le da más o menos valor?  ¿Estamos satisfaciendo las expectativas del cliente?

Estas y otras cuestiones se dejarán sobre la mesa para que al final del programa los participantes  se lleven consigo unas sólidas conclusiones y nuevos conocimientos que les ayuden a modificar patrones o incorporar una nueva visión en el acercamiento de la agencia al cliente.

Para conocer este punto de vista, se va a contar con la participación de un cliente de poweraxle, Transitions Optical, para que dé su visión empresarial  a la hora de seleccionar y contratar a su agencia ideal tanto a nivel cuantitativo como cualitativo. Una “confesión” a modo de caso práctico que sin duda aportará mucho valor al evento.

Pero en estos tres días de congreso no todo será reflexión, también habrá espacio para otros placeres como degustar nuestra comida de la mano de Paco Roncero o disfrutar de nuestro flamenco en el Corral de la Morería, catedral de arte flamenco.

En la semana posterior al congreso, Mayte Gonzalez-Gil, a través de este blog nos dará unas pinceladas sobre las mejores ideas y algunas de las conclusiones obtenidas durante la celebración del evento.

Puedes seguir el evento a través del hashtag #IPREXMadrid2014. No obstante realizaremos un storify con todos los tweets a modo de resumen.


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Influencers digitales y su papel en las estrategias de comunicación y marketing

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En estos últimos años, la figura del líder de opinión (periodistas tradicionales) como prescriptor de marca tiene que compartir protagonismo con la irrupción de los influencers 2.0. Su valor está definido por la cercanía y la confianza que genera en sus lectores y no necesariamente en sus conocimientos y formación, aunque en una gran mayoría de veces se dan las dos premisas.

Los influencers, ante todo, experimentan con la marca y a partir de ahí generan una opinión personal que suele ser compartida por su comunidad de seguidores, generando una mayor notoriedad y alcance.

Gracias a los influencers digitales, la estrategia de relaciones públicas se ha revalorizado. Pero realmente, ¿qué es un influencer y por qué puede convertirse en una pieza importante en las estrategias globales de comunicación? ¿Qué nos ofrecen y cómo podemos generar un compromiso de estos con nuestra marca?

Un influencer digital es aquella persona que bien por sus conocimientos y experiencia en determinados sectores, áreas o industrias, o bien porque posee una importante masa crítica de seguidores, ejerce un tipo de liderazgo, entendiendo éste como la capacidad de influir en su comunidad. Además, genera visibilidad a la marca/empresa que menciona llegando a provocar determinadas actitudes y acciones por parte de sus “adeptos”, ya sean para ensalzar a la marca o, en el peor de los casos, denostarla.

De alguna manera se convierten en “iconos digitales”, auténticos referentes que la gente respeta y admira. Son Influyentes de Acción. Hablamos de Facebookeros, Blogueros, Twitteros, Linketeros, etc. que pueden destacar en una única red social o en varias con igual de éxito en todas ellas. Son personas reconocidas por su labor 2.0 con un alto número de seguidores que han generado auténticas y fieles comunidades muy “codiciadas” para las marcas.

¿Cómo podemos identificarlos?

A través de una labor de research, fase inicial por excelencia, los listados de ranking y premios son ideales para hacernos con una base de datos interesante así como los foros y comunidades, puerta de acceso a muchos gurus de nicho.

Los grupos  que existen en redes sociales nos facilitan también importantes input. Los buscadores, social bookmarks y agregadores de noticias combinan una enorme diversidad de fuentes de información con la posibilidad de interacción de los usuarios en forma de comentarios y discusiones. Los buscadores de las RRSS, la mayoría los tienen. ¡No dudéis en utilizarlos!

Eventos tanto off line como virtuales  son marcos de referencia para localizarlos así como las redes de blogs y la utilización de herramientas de gestión.

En nuestros siguientes posts seguiremos hablando de influencers:

¿Qué variables son las que determinan la elección de estos embajadores de nuestra marca? ¿Cómo se organiza un evento con Influencers? Metodología y monitorización. Casos prácticos de acciones con bloggers: Zespri y Transitions

¡Hasta la semana próxima!


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Los periodistas no quieren canapés, quieren información. ¿Por qué nadie viene a mi evento?

Publicado el 30.05.13 en Comunicación, Eventos, Medios de comunicación

La situación actual de los medios de comunicación, donde las redacciones cada vez están más reducidas en personal y alejadas del centro de las ciudades, hace que sea complicado que los periodistas acudan a eventos. Es por eso que deben organizarse como algo excepcional siempre que se cumplan ciertas condiciones específicas.

Si lo que vas a contar se puede resumir en una nota de prensa, quizás debas enviar eso, una nota de prensa, y recurrir a un evento sólo cuando haya una noticia realmente importante o sea necesario comunicar de un modo presencial.

Las ocasiones en que realmente merece la pena convocar a la prensa es cuando contamos con un portavoz de excepción, como un famoso poco accesible, un miembro internacional de la compañía o un experto reconocido en el tema que se va a tratar.

Aún así, debemos ser considerados con el tiempo que durará el evento. Los periodistas no buscan canapes, su tiempo es limitado y a veces deben hacer verdaderas acrobacias con su agenda para poder cubrir un evento.

Además, a la hora de organizar un evento exitoso, es clave la elección de una buena ubicación: accesible, cómoda, reconocible; la elección del momento adecuado, intentando evitar los viernes y las tardes.

En definitiva, los eventos son una modalidad de comunicación que hay que limitar a contadas ocasiones y organizando siempre a medida de las necesidades de los periodistas. En caso contrario, se corre el riesgo de que todos los canapés se queden para la agencia y el cliente.


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Consejos para organizar un evento para bloggers

Publicado el 24.01.13 en Eventos, Social Media

Los bloggers no son periodistas. No quiere decir esta afirmación que sean mejores ni peores. Simplemente, son otro tipo de interlocutores de este mundo de la comunicación con sus propias características y necesidades. Por ello, desde las agencias no podemos interactuar con ellos del mismo modo que con los periodistas, esperando obtener los mismos resultados. Es necesario tener en cuenta su propia idiosincrasia, sobre todo cuando se trata de invitarlos a un evento.

Aunque hay algunos bloggers que se dedican a ello de forma profesional, la mayoría tienen esta actividad como un complemento de su profesión, digamos, oficial. En sus blogs se dedican a hablar de aquellos temas que les interesan, aportando un valor añadido muy importante a los contenidos: su propio punto de vista y experiencia.

Seguir leyendo…


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